Cette fonctionnalité est réservée aux éditeurs ayant un contrat avec Paybox ou Stripe

Fichiers de prélèvement CB via la plateforme PayBox ou Stripe

Cette documentation parle uniquement de la génération des fichiers de prélèvements CB.

Pour plus de détails sur la gestion des prélèvements CB Paybox ou Stripe voir la documentation Bien débuter sur AboWeb - Prélèvements - Prélèvements CB par Paybox ou Stripe (optionnel).

Paramétrage du fonctionnement attendu par l'éditeur

Les éditeurs peuvent choisir d'encaisser directement les prélèvements lors de la génération des fichiers de prélèvement ou seulement de générer un fichier de prélèvement qu'ils encaisseront plus tard.

Ce choix doit être paramétré via l'onglet "Paramétrage de facturation" de la société :

Paramétrage de la société

La case "Transmission au prestataire" doit être cochée si l'éditeur souhaite encaisser automatiquement les prélèvements lors de la validation des fichiers de prélèvement.

Génération des fichiers de prélèvements

Les fichiers de prélèvement peuvent être générés via le menu "Fichiers de prélèvement" de l'onglet "Facturation SEPA"

Fichiers de prélèvements

Le bouton "Chercher" permet de générer les fichiers de prélèvements en choisissant les prélèvements que l'on souhaite traiter.

Il est possible de filtrer les prélèvements que l'on souhaite traiter en choisissant une période ou un statut dans le groupe "Filtres" puis en cliquant sur le bouton "Filtrer".

La liste des prélèvements ne contiendra alors que les dates prélèvements et états des prélèvements concernés par le filtre.

Le statut ( ou état) du prélèvement peut-être :

En attente : pour les prélèvements à encaisser
En cours : pour les prélèvements qui sont envoyé à PayBox ou Stripe mais pas encore traités par ce dernier. Entre le moment où l'on clique sur "Encaisser" et le moment ou ils sont toppés "prélevé" sur le règlement.
Réglé : pour les prélèvements réglés dans PayBox ou Stripe mais qui n'auraient pas été toppés "prélevé" sur le règlement.
En erreur : pour les prélèvements qui ont été rejetés ( cartes invalides ou rejet de PayBox ou Stripe)

Pour générer le fichier de prélèvement, l'utilisateur pourra alors cocher les dates de prélèvement qu'il souhaite intégrer dans le fichier, puis cliquer sur le bouton "Créer les fichiers".

Le lien " Créer le relevé des erreurs" permet de télécharger un fichier Pdf qui liste les prélèvements qui ne seront pas intégrés dans le fichier ( il y a une page par date de prélèvement). Il peut s'agir de règlements concernant des contacts pour lesquels on n'a pas saisi de carte, ou dont la carte a expirée. Il est conseillé de corriger les erreurs si cela est possible avant de continuer.

Le lien " Créer le relevé des prélèvements" permet de télécharger un fichier Pdf qui liste les prélèvements qui seront intégrés dans le fichier ( il y a une page par date de prélèvement).

Il est possible de sortir au format excel les informations contenues dans le fichier pdf édité via le lien "Créer le relevé des prélèvements". Pour cela, choisir les dates de prélèvement et cliquer sur le bouton "Export fichier"

Sélectionner ensuite les informations souhaitées. Pour un fichier de prélèvement CB, laisser de côté les informations concernant les fichiers SEPA.

Le bouton "Exporter au format Excel" permet de télécharger le fichier :

Cas des éditeurs qui ne souhaitent pas encaisser directement les prélèvements mais uniquement valider les règlements :

Lorsque la case "Transmettre les fichiers au prestataire pour encaissement" n'est pas cochée, on ne vérifie pas si les CB sont valides ou pas.

Le bouton "Valider" toppe les règlements en "prélevés" dans la liste des règlements :

Cas des éditeurs souhaitent encaisser directement les prélèvements via la plateforme Paybox :

Lorsque la case "Transmettre les fichiers au prestataire pour encaissement" est cochée, le bouton "Valider" envoie les fichiers de prélèvements à Paybox.

Ils seront directement encaissés. On est débranché vers la liste des transactions envoyées à PayBox ou Stripe.

Les données du fichier n’apparaissent pas instantanément dans la liste. En effet l’envoi des fichiers passe par une file d’attente. Cliquez sur le bouton filtrer au bout de quelques instant pour rafraichir la liste et ainsi voir les transactions qui ont été traitées. Si elles n’apparaissent pas, consultez le statut du traitement sur la page d’accueil :

Un traitement ne concerne qu'une date de prélèvement. Donc si a sélectionné plusieurs dates de prélèvement à encaisser on aura autant de ligne de traitement sur la page d'accueil. Les traitements s'enchaineront les uns après les autres.

Lorsque les données arrivent dans la liste des transactions avec le statut OK, les règlements sont toppés « prélevés » dans la liste des règlements.

Dévalider les prélèvements

Dévalider

Il est possible de dévalider les prélèvements qui ont été validés pour une date. Ceci aura pour conséquence de repasser tous les règlements en date du 06/06/2018 en « Prélèvement à effectués »

Planification des fichiers de prélèvement

Il est possible de planifier les fichiers de prélèvement tous les jours. Les prélèvements en attente dont la date de prélèvement correspond à la date du jour seront alors traités automatiquement à l'heure définie lors du paramétrage de la planification.

Plannification

La tache s'exécutera tous les jours à 19h04 dans notre exemple ci dessus.

Il conviendra de vérifier tous les jours sur l'écran d'accueil qu'elle s'est bien déroulée.

Et de vérifier les rejets via le bouton "Chercher" du menu "Fichiers de prélèvement" afin de les traiter.

Fonctionnement de la liste des transactions

On peut revenir à tout moment sur la liste des transactions via le bouton "Voir les transactions" :

Voir les transactions

Filtrer :

Il est possible de sélectionner les transactions en renseignant les informations du filtre puis en cliquant sur le bouton "Filtrer".

Le numéro de transaction n'est pas une information de la liste mais on peut le trouver dans le fichier généré par le bouton "Exporter".

La période Du jj/mm/aaaa Au jj/mm/aaaa correspond aux dates de transactions à afficher. Pour voir les dates saisies le 28/03/2017, indiquer "Du 28/03/2017 au 29/03/2017".

Liste :

Les colonnes de la liste sont triables. Il suffit de cliquer sur l’entête de chaque colonne.

Exporter :

Génère un fichier correspondant aux données contenues dans la liste. Il contient la colonne NUM_TRANSACTION (numéro de transaction), qui n’est pas affiché dans la liste.

Remboursement :

Il est possible d’effectuer un remboursement. Ceci aura pour effet de rembourser automatiquement le client par PayBox ou Stripe et d’ajouter une ligne de règlement négatif dans la liste des règlements de l’abonné.
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